Notre guide de planification

Le Guide de planification d’une activité réussie de Compart présente les différents volets qui doivent être pris en considération lors de la planification d’une activité. Nous avons fourni quelques exemples de tâches rattachées à chaque volet.

1. Choix du lieu de tenue de l’activité

• Choix du lieu et négociation des contrats

2.   Hébergement

• Détermination des besoins en hébergement et négociation des contrats
• Communication aux participants des tarifs négociés auprès des hôtels et choix d’une méthode d’inscription efficace

3. Thème et programme de la conférence ou du congrès

• Création de l’image de l’activité
• Détermination du thème de la conférence ou du congrès et des moyens pour assurer sa continuité tout au long de l’activité
• Préparation du programme en veillant à ce que chaque composante éducative ou sociale corresponde aux objectifs et au thème de l’activité

4. Promotions et publicité

• Élaboration de documents de promotion pour envois postaux et électroniques
• Liaison avec les fournisseurs pour la production du matériel de promotion

5. Transport aérien

• Négociation d’un taux préférentiel avec un transporteur aérien pour ensuite assigner la compagnie aérienne choisie à l’activité
• Transmission de l’information aux participants afin de leur permettre de profiter des taux offerts

6. Transport terrestre

• Négociation d’un contrat avec une compagnie offrant le service de transport de groupe afin d’offrir ce service selon les besoins du programme de l’activité
• Coordination et négociation du contrat pour le service de limousine selon les besoins (p. ex. participation V.I.P.)

7. Inscription — À l’avance et sur les lieux

Inscription à l’avance

• Réception et traitement des formulaires et des droits d’inscription et comptabilité connexe
• Élaboration d’une base de données détaillée
• Préparation et alphabétisation des porte-nom des participants inscrits et assemblage de la « pochette des participants »

Inscription sur les lieux

• Coordination de l’inscription sur les lieux au moyen d’une bonne organisation, d’un personnel suffisant et d’un horaire approprié
• Vérification du bon fonctionnement de l’équipement requis pour l’inscription et briefing des employés ou bénévoles à l’inscription

8. Liaison avec l’établissement hôte

• Liaison continue avec l’établissement hôte afin de confirmer les plans des salles, la préparation de chaque salle ainsi que les besoins en nourriture, boissons et services spéciaux (audiovisuel, technique, décors, etc.)
• Confirmation que l’on pourra répondre à tous les besoins techniques de l’activité, p.ex. électricité, gradins, son, éclairage, etc.

9. Choix des orateurs (conférenciers, présentateurs, modérateurs)

• Négociation de contrats avec les orateurs choisis
• Liaison continue avec chaque orateur participant pour l’informer des détails liés à l’horaire, au logement et au transport ainsi que des détails techniques quant à sa présentation

10. Audiovisuel / Technique

• Coordination de tous les détails audiovisuels pour les orateurs, modérateurs ou autres. S’assurer de la disponibilité de l’équipement spécifié grâce à une liste de contrôle
• Négociation des contrats avec le ou les fournisseurs choisis
• Confirmation du bon fonctionnement de tout équipement avant l’arrivée sur place

11. Divertissements

• Négociation des contrats avec les artistes ou fournisseurs choisis
• Coordination des détails et des besoins de chaque prestation auprès des artistes, de l’établissement et du fournisseur approprié

12. Expositions

• Préparation du plan de salle de l’exposition et choix du fournisseur chargé des décors et des installations requises
• Préparation et distribution du Manuel à l’intention des exposants qui offrira tous les détails nécessaires à une préparation efficace (installations, dimensions, horaires, etc.)

13. Commanditaires

• Respect des clauses ou conditions contenues dans les ententes avec les commanditaires (enseignes publicitaires, mentions, etc.)
• Liaison continue avec les commanditaires selon les besoins

14. Programme pour personnes accompagnatrices et visites avant/après la conférence

• Préparation d’un programme approprié de visites avant/après la conférence
• Analyse et révision continue du nombre d’inscriptions pour chaque option et communication continue avec les fournisseurs
• Suivi continu des visites durant l’activité

15. Budget

• Préparation du budget de l’activité avec postes de recettes et de dépenses
• Mise à jour continue du budget avec comptes rendus au comité organisateur
• Préparation du budget final

16. Chemin critique

• Préparation du chemin critique avec tâches spécifiques assignées et dates d’échéance
• Mise à jour continue du chemin critique

17. Gestion de l’activité

• La gestion des lieux de l’activité comprend la supervision des services qui seront offerts par chaque fournisseur à partir du montage et ce jusqu’au démontage de l’exposition ou la conclusion de l’activité
• Confirmation que les orateurs ont l’équipement et le soutien technique leur permettant de faire leur présentation sans interruption

18. Rapport de suivi

• Budget final de l’activité
• Rapport final sur les inscriptions
• Commentaires, bons ou moins bons, permettant d’améliorer une activité semblable à l’avenir